App de controle de estoque: saber o que está acabando antes que acabe

Por que o estoque acaba sem ninguém perceber

Num negócio pequeno, o estoque mora na cabeça de alguém. Quem abre a loja sabe mais ou menos o que sobrou, e esse “mais ou menos” funciona até o dia em que um cliente pede alguma coisa e a prateleira está vazia. Aí já é tarde: o fornecedor demora, a venda se perde e o cliente vai comprar no concorrente da esquina.

O problema raramente é falta de esforço. É que ninguém tem uma lista clara do que existe, de quanto deveria ter no mínimo e de quem mantém tudo em dia. Quando essas três coisas existem, a falta de produto deixa de ser surpresa e vira tarefa: “está acabando, precisa pedir”.

Como contar o estoque de um jeito simples

Você não precisa de um sistema complicado para começar. Precisa de poucas regras que todo mundo no negócio entenda do mesmo jeito. Estas são as que mais ajudam:

1. Uma unidade por produto Decida se você conta caixas, pacotes ou unidades soltas, e anote isso ao lado do produto. Se uma pessoa conta caixas e outra conta unidades, a lista fica errada mesmo que as duas tenham contado certo.
2. Um estoque mínimo para cada produto O mínimo é o que você vende enquanto espera o pedido chegar, mais uma pequena folga caso o fornecedor atrase. Se você vende uma caixa de um produto por semana e o fornecedor leva uma semana para entregar, seu mínimo não pode ser zero: ele precisa cobrir essa semana e mais um pouco.
3. Uma pessoa responsável Escolha quem atualiza a lista. Podem ser várias pessoas, desde que cada uma saiba quando é a vez dela e o que registrar: o que entra quando chega uma entrega e o que sai quando é vendido, quebra ou vence.
4. Um dia fixo para contar Escolha um dia e um horário tranquilo, como antes de abrir. Contar sempre no mesmo dia permite comparar uma semana com a outra e perceber o que sai mais rápido do que você imaginava.
5. Mais atenção ao que mais importa Nem todo produto merece o mesmo cuidado. Os que mais vendem, ou os que o fornecedor mais demora para trazer, conte com mais frequência. O resto pode esperar uma contagem geral de vez em quando.

Um último hábito separa uma lista útil de uma lista de enfeite: de vez em quando, compare o que a lista diz com o que está na prateleira. Se não bater, não procure culpados. Procure a etapa que ficou para trás, como uma entrega que ninguém registrou ou uma quebra que ninguém anotou. A lista só vale se bater com a prateleira.

A lista só vale se bater com a prateleira.

Da planilha para o app

Muitos negócios começam com uma planilha, e tudo bem: já é melhor do que confiar na memória. Mas a planilha tem problemas conhecidos quando o negócio cresce um pouco. Ela fica num computador só, ninguém abre no depósito e, quando duas pessoas editam, aparecem versões diferentes.

Antes de trocar de ferramenta, vale ter claras estas perguntas, porque são as mesmas que você vai responder quando pedir o seu app:

• Quais produtos você vai controlar e em que unidade cada um é contado.
• Qual é o mínimo de cada produto e o que deve acontecer quando ele é atingido.
• Quem atualiza a lista: só você, sua equipe ou também quem recebe as entregas.
• O que você quer ver de relance: todo o estoque ou só o que precisa repor.

Com essas respostas, você consegue descrever o seu app com as suas palavras. No Miniceo você escreve o que precisa, a inteligência artificial monta uma primeira versão em minutos e você testa sem escrever código. Se algo não servir, você pede a mudança pelo chat, em linguagem simples. E se uma mudança não sair como você queria, dá para voltar a uma versão anterior.

Um exemplo para uma loja pequena

Veja como poderia ser o pedido de uma loja de bairro. Por exemplo: “Quero um app para o estoque da minha loja. Cada produto tem nome, unidade (caixa, pacote ou unidade solta), quantidade atual e mínimo. Meus dois funcionários somam o que entra quando chega uma entrega e tiram o que quebra ou vence. Quero uma tela que mostre só o que está abaixo do mínimo, para montar o pedido ao fornecedor.”

Repare no que o pedido tem: uma tarefa concreta, quem usa o app e o que o dono quer ver. Depois você compartilha o app com um link, e seus funcionários abrem por esse link. As quantidades que eles salvam continuam lá quando voltam, e todo mundo vê a mesma lista: se um funcionário soma uma caixa, você vê a caixa somada.

O que ainda não faz

• Não se conecta aos sistemas que você já usa, como o seu sistema de caixa ou o programa de contabilidade. Alguém precisa atualizar o estoque no app; ele não baixa sozinho quando você vende.
• Todo mundo que usa o app vê e edita os mesmos dados salvos. Não existem contas privadas, então pense bem com quem você compartilha o link.
• Não recebe pagamentos: o app não tem checkout nem pagamento com cartão.
• Não é publicado nas lojas de aplicativos com o seu nome: as pessoas abrem pelo seu link.
• A primeira versão é simples. Um app mais completo leva várias rodadas de mudanças pelo chat, e às vezes é preciso pedir algo com outras palavras.

Como começar sem complicar

Juan Belmont, fundador, resume assim: os melhores pedidos descrevem uma tarefa concreta e quem usa o app; comece pequeno e melhore conversando. No caso do estoque, isso significa começar pelos produtos que mais faltam, uma única tela do que precisa repor e uma pessoa que atualiza. Quando esse hábito pegar, você inclui o resto.